PSIKOLOGI MANAJEMEN

BAB V

Mengendalikan Fungsi Manajemen

·                     Pengertian Mengendalikan (controlling )

Pengertian mengendalikan menurut para tokoh  sebagai berikut :

# MULYADI, 2007 mengendalikan adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan. 

# INDRA BASTIAN, 2006 mengendalikan merupakan tahap penentu keberhasilan manajemen

# SANERYA HENDRAWAN mengendalikan merupakan siklus dengan proses yang terpantau

Mengendalikan merupakan salah satu bagian dari manajemen. mengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. mengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

Langkah-langkah dalam kontrol

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1)                  Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2)                  Mengukur prestasi kerja.

3)                  Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4)                  Mengambil tindakan korek

·                     Langkah-langkah dalam Kontrol

Stoner James, A. F. dan Wankel, Charles (1988) mengelompokkan jenis-jenis metode pengendalian dalam empat jenis, yaitu:

Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action control). Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumberdaya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.

Pengendalian Kemudi (Steering Control) atau Pengawasan Umpan Maju (Freeforward Control). Metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.

 Pengendalian Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Control). Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengmanan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan.

Pengendalian Purna-Karya (Post-Action Control). Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hamper mirip dengan evaluasi yang waktu pelaks

Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :

1.         Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.         Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.         Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4.         Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

·                     Tipe – tipe Control

1)                  Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

2)                  pengendalian keuangan (financial control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.

3)                  .pengendalian produksi (Production control).

Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4)                  Pengendalian waktu (Time control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5)                   pengendalian teknis (Technical control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6)                  Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).

pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

7)                  pengendalian penjualan (Sales control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

8)                  Pengendalian inventaris (inventory control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9)                  Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. reksi itu harus dikenakan.

·                     Kontrol Proses Manajemen

1.  Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2.  Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3.  Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

DAFTAR PUSTAKA :

http://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen

http://carapedia.com/pengertian_definisi_pengendalian_info2135.html

http://www.slideshare.net/joko.prasetiyo.spd/management-control-system-sistem-pengendalian-manajemen-di-smk-negeri-1-bintan

PSIKOLOGI MANAJEMEN

BAB 1V

Actuating dalam Manajemen

A.                Definisi Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agarsemua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapaisasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usahaorganisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agarmau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.Dalam hal ini yang dibutuhka adalah kepemimpinan.

B.                 Pentingnya Actuating

Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1)      Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

2)      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,

3)      Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,

4)      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan

Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis

PRINSIP-PRINSIP PENGARAHAN (Actuating )

 Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.                   Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.                  Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.                   Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

•  Cara-cara pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

1.                  Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :

1.                  Tugas itu sendiri

2.                  Tugas lain yang ada hubungannya

3.                  Ruang lingkup tugas

4.                  Tujuan dari tugas

5.                  Delegasi wewenang

6.                  Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

7.                  Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.

2.                  Perintah

merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :

a.                   Perintah umum dan khusus

Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

b.                  Perintah lisan dan tertulis

Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.

c.                   Perintah formal dan informal

            Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan. Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata: “apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”. “marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.

Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

3. Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. 

DAFTAR PUSTAKA

http://id.scribd.com/doc/52376225/Resi-Anita-Actuating

http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/#ixzz2jxStUntg

http://www.indonesian-publichealth.com/2013/03/manajemen-pengertian-dan-fungsinya.html

Stoner, James A.F., et al., Management, 6^th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

PSIKOLOGI MANAJEMEN

lanjutan BAB III

D.                Manfaat Stuktur Fungsional dan stuktur Divisional

Fungsional struktural adalah sebuah sudut pandang luas dalam sosiologi dan antropologi yang berupaya menafsirkan masyarakat sebagai sebuah struktur dengan bagian-bagian yang saling berhubungan. Dalam struktur organisasi fungsional, setiap manajer yang mempunyai spesialisasi fungsional menggantikan tempat dan peranan si pemilik perusahaan.  Transisi menuju spesialisasi ini membutuhkan sebuah perubahan substansial dalam gaya manajemen pimpinan perusahaan. Sebagai organisasi yang  menumbuhkan dan mengembangkan sejumlah produk dan pasar yang berkaitan, struktur organisasi ini secara teratur berubah untuk merefleksikan spesialisasi yang lebih besar. 

a)                  Manfaat stuktur fungsional

·                     Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

·                     Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing

·                     Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

·                     Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

·                     Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

·                     Pembidangan tugas menjadi jelas.

b)                  Kerugian stuktur fungsional

·                     Pekerjaan seringkali sangat membosankan

·                     Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

·                     Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan

Divisional stuktural adalah stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

c)                  Manfaat stuktur Divisional

·                     Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan

·                     Peningkatan koordinasi

·                     Poin tanggung jawabnya jelas

·                     Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk, dan wilayah

·                     Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.

d)                 Kerugian stuktur Divisional

·                     Duplikasi sumber daya dan upaya di seluruh divisi

·                     Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi

·                     Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya devisi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA :

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob2.htm

Samuel C. Certo & J.Paul Peter, Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

http://id.wikipedia.org/wiki/Fungsionalisme_struktural